Einblick in die Praxis
Projektvorstellung: Einführung einer digitalen Beteiligungsakte
Ziel war es, die Verwaltung komplexer Beteiligungsstrukturen zu vereinfachen, Prozesse zu standardisieren und eine einheitliche, revisionssichere Datenbasis zu schaffen. Im Rahmen des Projektes wurde daher eine digitale Beteiligungsakte auf Basis eines Contract Managements (im SaaS-Modell) eingeführt.
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Ausgangssituation
Über viele Jahre hatte sich eine gewachsene Ablagelogik entwickelt. Die Verwaltung von Beteiligungen erfolgte noch überwiegend manuell und in verschiedenen, teils isolierten Systemen. Änderungen von Stammdaten und Beteiligungsverhältnissen wurden durch Pflege in Excel-Dateien dokumentiert und per E-Mail verteilt. Beschlussdokumente wurden überwiegend unstrukturiert in einer Verzeichnisstruktur abgelegt. Dazu lagen verschiedene Dokumente wie Gesellschaftsverträge nur in Papierform vor.
Bei > 40 betreuten direkten Beteiligungen führte das zu:
- Hohem Zeitaufwand bei der Informationssuche,
- Erhöhtem Risiko für Inkonsistenzen und Compliance-Verstöße,
- Eingeschränkter Transparenz und eingeschränkter Reporting-Fähigkeit,
- Fehlender zentraler Datenbasis, parraleler Dokumentversionen,
- Historisch entstandenen Ordnerstrukturen.
Projektscope & Ziele
Das Projekt verfolgte das Ziel, eine Software einzuführen, die State-of-the Art Beteiligungsverwaltung zulässt. Dabei standen folgende Schwerpunkte im Mittelpunkt:
- Digitale Verwaltung der Beteiligungsakten mit einer modernen, skalierbaren Lösung
- Sicherstellung von Compliance, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit
- Optimierung der Prozesse für Verwaltung, Freigabe und Reporting
Insbesondere sollten folgende Verbesserungen erzielt werden:
- Erschaffung einer fundierten Datenbasis für eine ganzheitliche Betrachtung einer Beteiligung und deren Verflechtungen, um die Entscheidungssicherheit für alle Verantwortlichen zu verbessern
- Reduzierung von Such- und Recherchezeiten
- Abschaffung von manuellen Prozessen
- Sichere Überwachung von Fristen für Mandate und Verträge
- Vereinfachung der Vertragsprüfung und -überwachung
Umgesetzte Maßnahmen
Wir übernahmen die zentrale Rolle im Projekt: Von der Analyse der bestehenden Strukturen über die Konzeption und Strukturierung der digitalen Aktenlogik bis hin zur Einführung, Prozessdefinition und Befähigung der Mitarbeitenden.
In einer Vorstudienphase wurden zunächst die bestehenden Ist-Prozesse rudimentär aufgenommen. Der Fokus lag auf der Ausrichtung von Soll-Prozessen. Daher wurden auf Basis von Best-Practices mögliche neue Prozesse für die Auftraggeberin bewertet um im Anschluss die Anforderungen und Wünsche von beteiligten Fachabteilungen und weiteren Stakeholder an die künftigen Soll-Prozesse besprochen. Zusätzlich wurden die vorhandene Datenlage und der Dokumentenbestand analysiert.
Auf Basis der Ergebnisse und unter Berücksichtigung bestehender IT-Strukturen folgte die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung in einem Ausschreibungsverfahren mit einem detaillierten Leistungskatalog, der durch uns erstellt wurde, drei ausgewählten Use-Cases, die in Abstimmung mit der Fachabteilung vorab konzipiert wurden und einem IT-, Datenschutz- und IT-Security-Fragebogen.
Nach Durchlaufen eines intensiven Betriebsrats-Freigabe-Prozesses, startete die Implementierung in einer Pilotphase.
Die Migration vorhandener Beteiligungsdaten in das neue System erfolgte so weit wie möglich teilautomatisiert.
Die meisten Daten und Dokumente lagen nicht strukturiert vor und mussten zunächst aufbereitet und korrigiert werden. Dafür wurde ein Framework definiert, dass auch für die künftige Bearbeitung Anwendung findet. Standardisierte Workflows für die Verwaltung von Beteiligungsdaten und das Dokumentenmanagement wurden entwickelt und umgesetzt, um eine gute Datenqualität zu gewährleisten und den Prozess transparent und schlank zu gestalten.
Großes Augenmerk legten wir auf die Schulung und Einweisung der Mitarbeitenden sowie die Begleitung des Change-Management-Prozesses, da dies erfolgskritisch für die Akzeptanz des Systems sowie der neuen Prozesse war.
Ergebnisse & Mehrwert
Mit der Einführung der neuen Lösung konnten wesentliche Verbesserungen erzielt werden:
Effizienzsteigerung: Reduzierung des Such- und Bearbeitungsaufwands um über 40 %
Automatisierung: Einführung von standardisierten Workflows, bspw. bei Ablage neuer Dokumente und somit eine Abschaffung von manuellen Prozessen sowie eine Verschlankung von Prozessen
Transparenz: Zentrale, einheitliche Datenbasis für alle relevanten Informationen, die jederzeit verfügbar sind und somit eine Bewertung von Abhängigkeiten zu anderen Verträgen zu lassen
Compliance: Automatisierte Überwachung von Fristen wie z. B. Auslaufen von Mandaten reduziert Risiken erheblich und schafft Vertrauen in die Entscheidungssicherheit aller Verantwortlichen
Flexibilität: Skalierbare Lösung für zukünftige, auch standortübergreifende Anforderungen
Fazit
Trotz kleiner Teamgröße und knapper Ressourcen konnte das Projekt beeindruckende Ergebnisse erzielen. Mit der Einführung der digitalen Beteiligungsakte wurde ein entscheidender Schritt hin zu einer modernen, effizienten und revisionssicheren Beteiligungsverwaltung und Unternehmenssteuerung vollzogen. Die Lösung schafft eine einheitliche Datenbasis, reduziert manuelle Aufwände und erhöht damit Transparenz, Compliance und Entscheidungssicherheit. Gleichzeitig ist sie flexibel und skalierbar, um wachsende Anforderungen und standortübergreifende Strukturen nachhaltig zu unterstützen.
Ausblick
In einem Folgeschritt ist die Implementierung einer Reporting- und Konsolidierungssoftware geplant, um die gewonnenen Daten künftig noch besser für Steuerungs- und Controllingzwecke zu nutzen. Weitere Projekte zur Vernetzung der Systeme sind bereits in Vorbereitung.
